MPS nell’era ibrida, cambiano le offerte per il printing e il ruolo del canale

Il settore del printing ha attraversato un periodo di forte trasformazione, passando da un modello incentrato essenzialmente sulla fornitura di dispositivi a uno orientato al servizio e alla gestione strategica dell’intero ecosistema documentale, che si identifica con i Managed Print Services (MPS). Il mercato ha dimostrato una notevole resilienza per far fronte alle necessità delle aziende di riallineare le proprie infrastrutture alle nuove modalità di lavoro ibrido. La diffusione capillare dello smart working ha ridefinito il perimetro aziendale, costringendo i reparti IT ad affrontare la sfida di gestire, monitorare e proteggere i flussi di stampa e i dispositivi dislocati non più solo in ufficio, ma spesso anche nelle abitazioni dei dipendenti.

La crisi dei tradizionali modelli

Questa decentralizzazione ha messo in discussione il tradizionale modello di gestione on-premise, favorendo l’accelerazione dei Managed Print Services. Oggi, gli MPS non si limitano più al rifornimento di toner o a garantire la manutenzione, ma inglobano logiche di cloud computing, Internet of things e intelligenza artificiale per offrire un controllo granulare sulle attività di stampa.

La ricerca di Quocirca Managed print services landscape 2025 evidenzia come l’MPS stia evolvendo da un focus sulla riduzione dei costi a un approccio centrato sull’ottimizzazione del workflow e sul miglioramento dell’esperienza utente nell’ambiente ibrido. L’indagine stima che il 55% delle organizzazioni ritiene che i servizi di stampa gestiti saranno essenziali per le iniziative di digitalizzazione, riflettendo questa transizione strategica.

Tuttavia, la vera innovazione risiede nell’adozione di un approccio che gli operatori definiscono di balanced deployment, volto a ottimizzare l’allocazione dei dispositivi (per esempio, privilegiando soluzioni A4 più agili e sostenibili rispetto alle ingombranti A3) e a garantire che l’efficienza produttiva si mantenga elevata indipendentemente dalla location dove si trova l’utente.

I vendor stanno investendo massicciamente nell’offerta di piattaforme serverless o basate su Software-as-a-Service (SaaS) per gestire la stampa. Il rapporto Cloud print service landscape 2025 sottolinea che il cloud printing assume un ruolo fondamentale per garantire la scalabilità, la sicurezza e l’accesso flessibile da qualsiasi luogo, superando le sfide poste dalla gestione dei server di stampa tradizionali. La previsione di Quocirca nel suo Future of work study 2030 delinea un ambiente di lavoro dove l’AI giocherà un ruolo essenziale nella produttività, prevedendo che l’infrastruttura di stampa dovrà essere nativamente integrata con queste tecnologie per supportare l’automazione dei processi documentali.

Il ruolo trasformativo dell’AI e dell’analisi predittiva

D’altro canto, è indiscusso che l’integrazione dell’intelligenza artificiale e del machine learning stia ridefinendo il modo in cui i servizi MPS vengono erogati e percepiti. L’MPS si sta spostando da un modello reattivo a un modello altamente predittivo e prescrittivo. Quocirca identifica l’utilizzo di IoT e di analisi interattive come un fattore di differenziazione significativo tra i fornitori MPS, basato sulla capacità di trasformare i dati grezzi in informazioni intelligenti.

Questo approccio basato sui dati alimenta gli algoritmi per ottimizzare il supporto predittivo per le riparazioni da remoto e la gestione proattiva dei materiali di consumo. Piattaforme avanzate, come quelle che gestiscono oltre 2,3 milioni di dispositivi in 75 Paesi, utilizzano l’AI per monitorare parametri vitali dei dispositivi per la gestione documentale (come il surriscaldamento dei componenti interni o i pattern anomali di utilizzo) e per prevedere l’esaurimento dei toner con un’accuratezza sempre maggiore. Ciò permette l’invio automatizzato dei ricambi e riduce i viaggi dei tecnici on-site, con un duplice beneficio: continuità operativa per il cliente e riduzione dell’impronta di carbonio per il fornitore.

L’AI, inoltre, si estende all’ottimizzazione dei workflow documentali, identificando colli di bottiglia, suggerendo automazioni di processo e facilitando l’acquisizione intelligente dei documenti tramite la scansione. Il risultato è che i dati non gestiti sono trasformati in informazioni fruibili e condivisibili.

La sostenibilità come vantaggio competitivo

La sostenibilità ambientale non è più un elemento accessorio, ma uno dei principali fattori di differenziazione nell’offerta dei vendor di printing. Le aziende sono sottoposte a crescenti pressioni, sia normative (si pensi a Transizione Digitale e Green) sia di mercato, per ridurre la propria impronta ecologica. In questo contesto, l’MPS si trasforma in un servizio di green printing. Due terzi dei clienti ritengono importante che i fornitori di stampa li aiutino a misurare l’impatto ambientale delle loro attività di printing, un chiaro indicatore della domanda che arriva dal mercato.

L’offerta sostenibile si articola su più livelli. Innanzitutto, si punta alla riduzione del consumo energetico attraverso l’utilizzo di dispositivi di ultima generazione e l’ottimizzazione dell’uso delle risorse, come la stampa fronte/retro automatica impostata per default. In secondo luogo, l’attenzione è focalizzata sui materiali di consumo e sul loro ciclo di vita. La gestione del fine vita attraverso programmi di ritiro, riciclo e rigenerazione dei toner e delle cartucce sono ormai standard di mercato.

I vendor più avanzati integrano piattaforme di monitoraggio con sistemi di notifica predittiva per i consumabili, permettendo di minimizzare gli sprechi e gli invii superflui. Questo impegno non solo riduce l’impatto ambientale diretto dell’azienda, ma contribuisce anche a migliorare la sua brand reputation e la conformità ai criteri ESG richiesti sempre più spesso dagli stakeholder e dai partner finanziari. L’indagine Managed print services landscape 2025 identifica chiaramente la sostenibilità come uno dei principali criteri di valutazione per la scelta di un partner MPS.

Efficienza e sicurezza perimetrale estesa

L’adozione di un servizio di Managed Print Service porta con sé una serie di vantaggi tangibili che vanno ben oltre il mero risparmio sulla carta e sull’inchiostro. C’è una significativa riduzione dei costi operativi e una maggiore prevedibilità della spesa grazie al modello OPEX. L’automazione della fornitura dei consumabili e della manutenzione preventiva, permessa dai sistemi IoT e dai device manager di nuova generazione, abbatte drasticamente i tempi di inattività dei dispositivi. Gli studi sui benefici offerti dalle piattaforme di gestione avanzata citano la riduzione dei costi IT e il servizio clienti proattivo tra i principali vantaggi.

Un elemento fondamentale e di crescente importanza nell’ambiente ibrido è la sicurezza documentale. Le stampanti e le multifunzione sono oggi considerate endpoint vulnerabili. Il rapporto Global print security landscape 2025 evidenzia che solo il 16% dei decision-maker IT è pienamente fiducioso nella sicurezza della propria infrastruttura di stampa. Di conseguenza, la competenza in materia di cybersecurity è diventata il requisito principale quando le organizzazioni scelgono un fornitore di MPS, ritenuto molto importante dal 45% degli intervistati.

Gli MPS di ultima generazione includono funzionalità avanzate come la stampa protetta (Follow-Me Printing), che richiede l’autenticazione dell’utente al dispositivo prima che il documento venga stampato. Tuttavia, la sicurezza si spinge oltre: i vendor più attenti forniscono soluzioni di auto-riparazione e monitoraggio continuo per mitigare le minacce emergenti, agendo sulla configurazione, sul patching automatico del firmware e sull’eliminazione dei job residui dalla memoria del dispositivo, in linea con standard rigorosi come ISO 27001. L’introduzione di piattaforme come Windows Protected Print (WPP) da parte di Microsoft in collaborazione con i vendor di stampa segna l’inizio di ambienti “Secure-by-Default”, sollevando il carico di gestione della sicurezza dall’IT aziendale. La capacità di monitorare e tracciare le stampe degli smart worker non solo migliora l’efficienza, ma garantisce che i dati aziendali sensibili rimangano protetti, rispondendo rigorosamente ai requisiti del GDPR.

Essere il partner giusto per l’ottimizzazione

Oggi nella scelta del partner MPS non può essere il prezzo il fattore principale su cui basare una decisione. Per ottimizzare risorse e consumi, l’impresa deve adottare un approccio metodologico che valuti la competence del vendor su tre assi fondamentali: analisi predittiva e AI, flessibilità ibrida e visione di sostenibilità.

L’approccio del partner ideale deve partire da un’approfondita analisi del parco installato e dei flussi documentali effettivi (assessment). Questa analisi deve includere non solo il volume di stampa, ma anche i consumi energetici specifici per dispositivo e le reali esigenze degli utenti remoti. Un partner eccellente utilizzerà l’AI per l’analisi predittiva per prevenire guasti e l’esaurimento dei consumabili, garantendo la continuità operativa e riducendo le visite on-site. La gestione di problematiche da remoto, in linea con i servizi offerti da vendor che integrano soluzioni software avanzate con l’hardware, è un indicatore di eccellenza.

In termini di flessibilità ibrida, è fondamentale che il partner sia in grado di offrire soluzioni di co-gestione e supporto per ambienti multi-vendor e multi-cloud, essenziali per le realtà complesse. La capacità di offrire servizi cloud-based è cruciale, poiché entro il 2025 si prevede che la percentuale di ambienti di stampa totalmente in cloud possa aumentare significativamente.

Infine, la visione di sostenibilità del partner deve essere allineata agli obiettivi ESG dell’azienda cliente. Deve poter dimostrare il proprio impegno nell’economia circolare, la percentuale di energia da fonti rinnovabili utilizzata nelle proprie operazioni e la trasparenza nei report di impatto ambientale che è in grado di fornire.

Oggi il Managed Print Service è un elemento abilitante della trasformazione digitale e green. Ne consegue che per un’azienda, affidarsi a un partner che combini innovazione tecnologica cloud-based, capacità di analisi AI-driven e una forte etica ambientale non è solo un modo per ottimizzare i costi, ma un imperativo strategico per costruire un ecosistema documentale efficiente, sicuro e pronto per le sfide del lavoro ibrido e intelligente.