Ricoh Managed Print Services: il massimo valore dal printing

I Managed Print Services sono sempre più richiesti dalle aziende. A quali esigenze rispondono? Quali sono i nuovi trend in atto? E il ruolo del canale? Ne parliamo con Nora Cecini, Direttore Vendite di Ricoh Italia.

L’adozione dei servizi di stampa gestiti è in netta crescita. Le aziende vogliono poter contare su un unico partner tecnologico in grado di occuparsi di tutti gli aspetti riguardanti l’infrastruttura di stampa mediante progetti completi, che iniziano con una fase di analisi e di progettazione per arrivare alla gestione e al monitoraggio delle tecnologie.

Le tendenze di adozione dei sistemi di stampa presso le aziende

Il mondo della stampa sta attraversando una profonda trasformazione anche alla luce della digital transformation, con cambiamenti nelle dinamiche d’uso e nelle modalità di gestione dei documenti.

Nonostante la spinta verso un ambiente senza carta, la stampa resta cruciale in Italia, con circa 60 miliardi di pagine A4 stampate annualmente (dati IDC). La sostenibilità è un altro fattore chiave a cui Ricoh risponde grazie a soluzioni progettate per essere green in tutte le fasi del loro ciclo di vita e a servizi che consentono alle aziende di raggiungere gli obiettivi anche in questo ambito. Senza dimenticare, infine, la riduzione dei costi che deriva dall’ottimizzazione dell’infrastruttura di stampa e della produzione documentale, così da eliminare sprechi e inefficienze.

Managed Print Services: quali sono i potenziali vantaggi per le imprese e quale il ruolo del canale?

“I servizi MPS sono sempre più diffusi – prosegue Nora – con il focus che si sposta dalla semplice stampa alla gestione completa di tutte le tecnologie e di tutti i processi coinvolti. Si spiega così la crescente domanda da parte dei clienti di un interlocutore unico che li guidi lungo l’intero sviluppo progettuale”.

L’insieme di questi processi porta a un miglioramento dell’efficienza, a servizi di stampa sempre disponibili agli utenti e alla possibilità di abilitare gestioni personalizzate. Per esempio, in location “aperte” come gli ambienti di co-working è estremamente importante che le persone possano stampare anche dal proprio dispositivo, come uno smartphone, un tablet, un computer. Tutto questo deve poter essere fatto in modo semplice, sicuro e immediato affinché si possa concretizzare un’esperienza digitale completa e coinvolgente.

Un elemento chiave degli MPS di Ricoh riguarda proprio l’accessibilità, ovvero la possibilità di rendere la stampa fruibile in modo smart, veloce, a chiunque e in qualunque spazio. Tutto questo è reso possibile dall’innovazione e dall’evoluzione tecnologica che apre a nuovi scenari.

E veniamo al ruolo del canale: “Anche in ambito printing – sottolinea la manager – il canale di vendite indiretto è fondamentale per Ricoh ed è integrato appieno nella nostra strategia commerciale. Abbiamo sviluppato una rete distribuita su tutto il territorio. Collaboriamo strettamente con i partner e condividiamo strategie di mercato e innovazione di prodotto e di processo, sempre in un’ottica di reciprocità e valorizzando quelli che sono i punti di forza del canale: la presenza capillare e la conoscenza dei clienti”. 

Ricoh propone ai partner una strategia continua e solida nel tempo, che è partita dal printing per poi evolversi e includere nuovi servizi e soluzioni. Gli MPS sono proprio un esempio di questo sviluppo. I partner contribuiscono attivamente al business dell’azienda con competenze e strutture organizzative nella vendita, prevendita e progettazione e assistenza, tutti ambiti fondamentali affinché i clienti riescano a cogliere i vantaggi dei servizi di stampa gestiti.

Hybrid working e MFP altamente integrati: i motivi del successo

La tendenza attuale, come abbiamo visto, è quella di usare la stampante MFP come hub per l’accesso al mondo digitale, al cloud, ai sistemi di archiviazione, aspetti che una volta erano concepiti come separati e che oggi invece sono sempre più integrati.

“Tra gli elementi più importanti per le aziende che scelgono le soluzioni Ricoh vi è l’efficientamento dei processi per una gestione sempre più automatizzata che parte proprio dal multifunzione come dispositivo di input. Maggiore l’automazione, minore è il rischio di errori umani, che invece sono presenti nei processi di gestione manuali e tradizionali”, commenta Nora.

Questo approccio porta all’aumento della produttività, un altro fattore fondamentale per la scelta di un multifunzione di nuova generazione. Da non dimenticare infine il miglioramento della user experience, un’esperienza che idealmente si avvicina fino a coincidere con le abitudini delle persone e delle nuove generazioni, sempre più avvezze alle tecnologie digitali e al cloud.

Trasformazione IT e smart working, sistemi per la stampa e la gestione documentale

Nora Cecini commenta a questo proposito: “La trasformazione digitale e il remote working sono ormai diventati la quotidianità e hanno portato le aziende a rivedere le proprie modalità di lavoro. Questo ha cambiato anche l’approccio al mondo della stampa, attraverso una combinazione di funzioni smart per la gestione documentale. Si tratta di un approccio ibrido, che permette di avere flessibilità e di aumentare la produttività grazie a una modalità di utilizzo dei sistemi di stampa che è un mix tra fisico e digitale”.

I player di mercato hanno cominciato a focalizzarsi su questa trasformazione con la pandemia, mentre Ricoh ha iniziato questo percorso molto prima come messo in evidenza dal report IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2023 Vendor Assessment, in cui l’azienda è riconosciuta come leader.

IDC MarketScape
Negli scorsi 10 anni, Ricoh si è evoluta da organizzazione focalizzata sulle soluzioni office per la gestione dei documenti ad azienda incentrata sul mondo dei dati. Ricoh è riconosciuta sempre più dai clienti come azienda di servizi digitali e come partner fondamentale in grado di offrire soluzioni e servizi allineati alle esigenze.

Soluzioni Ricoh: la riduzione dei costi iniziali e del TCO per le PMI italiane

“Per le PMI una delle mission primarie è l’efficientamento dei costi e dei processi. Grazie alle soluzioni Ricoh è possibile monitorare i costi di stampa in maniera costante, con una granularità che arriva alla singola macchina, così da vedere dove è possibile ottenere una maggiore efficienza”, spiega Nora.

“Un altro elemento fondamentale è la possibilità di personalizzare le soluzioni MFP, in modo che siano modulabili e scalabili in base alle esigenze del cliente. Quindi ci si focalizza sugli investimenti per soddisfare specifiche esigenze, pensando però non solo al presente ma anche alla potenziale evoluzione futura. Così è possibile delineare un percorso di crescita e di ottimizzazione, per supportare il cliente che evolve, cresce, cambia nel corso del tempo”.

Una piattaforma versatile necessita di un supporto tecnico all’altezza

Ricoh affronta in maniera puntuale tutti i passi che compongono lo sviluppo di un progetto, dall’analisi delle esigenze e dei requisiti, dallo studio della situazione corrente alla definizione di una proposta che sia soddisfacente, anche tenendo in considerazione potenziali sviluppi futuri.

Ricoh ha sviluppato un’organizzazione capillare sul territorio, composta da 66 centri di assistenza tecnica. Anche per la prevendita esiste un’organizzazione ad hoc, sempre ben distribuita sul territorio e all’interno delle filiali. Naturalmente c’è poi il canale, il mondo dei partner che, grazie alla formazione e alle competenze costantemente aggiornate, può affiancare le aziende in tutte le fasi del percorso.

Mobilità e BYOD. Le proposte di Ricoh

L’utilizzo dei device personali in ambito lavorativo (BYOD, Bring Your Own Device) è sempre più diffuso nelle aziende. L’uso dei dispositivi personali rende più smart l’ambiente lavorativo, ma questa tendenza è una sfida per l’IT manager, perché il tema della sicurezza è sempre fondamentale e l’uso di device eterogenei rende l’infrastruttura potenzialmente soggetta ai cyber attacchi.

“Ricoh – spiega Nora – ha sviluppato alcune configurazioni smart, tra cui una dedicata proprio ai dispositivi mobili. Non è più necessario accedere alla rete aziendale per stampare, perciò si esclude la possibilità che un hacker o un virus faccia breccia nell’Intranet. Questo permette di preservare sicurezza e riservatezza delle informazioni. Tale rete parallela è gestita dalla configurazione Smart Mobile che abbiamo sviluppato per i nostri multifunzione”.

Managed Print Services – il rapporto di Ricoh con il canale

Come già messo in evidenza, il canale ricopre un ruolo fondamentale per Ricoh, è al centro della sua strategia, con un rapporto di confronto aperto. L’obiettivo è far crescere i partner e supportarli nel loro sviluppo, affrontando insieme un mercato in trasformazione. Questo richiede flessibilità, confronto costante e capacità di adattarsi alle mutevoli condizioni del settore.

Ricoh condivide con i partner le conoscenze relative a modelli organizzativi e soluzioni che “funzionano” nel mondo del canale diretto, affinché possano abbracciare al meglio le nuove proposte per raggiungere il successo proponendosi al meglio sul mercato.

Nora conclude: “Oggi, come in passato, è importante condividere con il canale di roadmap e di direzioni da intraprendere, non solo di prodotti o soluzioni. Ciò passa da una condivisione puntuale e dal coinvolgimento di tutti i soggetti in una strategia comune. A questo si affianca ovviamente la formazione, per trasferire loro le competenze per gestire al meglio prodotti, servizi e tecnologie, con uno sguardo sempre rivolto al futuro”.