Managed Print Services, una risorsa fondamentale per l’azienda

I Servizi di Stampa Gestiti (Managed Print Services, MPS) rappresentano una risorsa fondamentale per le aziende che cercano di ottimizzare e amministrare il flusso di documenti in modo efficiente ed economico. Offerti da provider esterni, tali servizi vanno oltre la fornitura di toner e hardware, proponendo un approccio completo che include supporto, formazione e monitoraggio remoto. Questo tipo di proposta abbraccia un vasto spettro di soluzioni, consentendo a chiunque abbia responsabilità sulla stampa aziendale di acquisire il controllo e la visibilità completa.

Gli MPS e i loro benefici

I Managed Print Services operano offrendo alle aziende soluzioni flessibili e affidabili. Il loro obiettivo è migliorare la produttività, ridurre i costi di stampa e rafforzare le misure di sicurezza. Questi servizi si basano su un programma completamente integrato che consente alle organizzazioni di semplificare e gestire agevolmente le esigenze di stampa.

Un esperto di document management può giocare ruolo chiave nell’analizzare il processo di stampa aziendale, identificando rapidamente le aree che possono essere ottimizzate per massimizzare l’efficienza complessiva. Infatti, la tecnologia MPS non si limita solo a garantire la fornitura continua di materiali di consumo, ma è anche implementata per monitorare l’utilizzo delle stampanti, proteggere l’accesso e garantire il rispetto del budget.

Un ruolo cruciale nella digital transformation

Nonostante la trasformazione digitale abbia rivoluzionato molte pratiche aziendali, il ruolo della stampa rimane vitale in molte organizzazioni. La necessità di stampare in un’era digitale può sembrare anacronistica, tuttavia, il sempre più massiccio flusso di dati la rende più che mai attuale. Con un mondo che ha generato più dati negli ultimi due anni rispetto a tutta la storia umana, la stampa non può che continuare a svolgere un ruolo cruciale nel processo di gestione di questa mole di informazioni.

Gli MPS offrono la possibilità di creare procedure di stampa più mirate e misurate. Ciò contribuisce a ridurre gli sprechi organizzativi, garantendo che nulla venga stampato senza una ragione valida. In pratica, gli MPS giocano un ruolo fondamentale nell’assicurare che la stampa sia un processo efficiente e ben gestito.

Sicurezza dei dati, una priorità per gli MPS

Considerando la quantità di dati sensibili stampati annualmente in un’organizzazione, la loro sicurezza diventa un aspetto critico. I Managed Print Services hanno la possibilità di mitigare le minacce legate alla stampa che potrebbero portare alla violazione dei dati. Tra tali minacce rientrano il furto di documenti, il cryptojacking, gli attacchi hacker e le manomissioni della stampante.

Un fornitore MPS non dovrebbe occuparsi solo della manutenzione del parco stampanti, ma si dovrebbe impegnare anche a garantire la loro sicurezza. Questo si traduce in una significativa riduzione del rischio di perdita di informazioni strategiche a causa di violazioni della sicurezza.

Riduzione dei costi e monitoraggio efficiente

Uno dei vantaggi principali offerti dagli MPS è la riduzione dei costi di stampa. Grazie a un monitoraggio digitale proattivo, i provider possono pianificare la sostituzione delle forniture in anticipo, evitando interruzioni inaspettate (che solitamente avvengono nei momenti meno opportuni) e garantendo un flusso di lavoro senza intoppi. In caso di guasto delle stampanti, i servizi di stampa gestiti assicurano tempi di inattività minimi. Spesso, possono risolvere i problemi prima che si verifichino.

Il monitoraggio efficiente delle spese è un altro aspetto cruciale. I fornitori MPS dotati di software avanzati forniscono fatture dettagliate, offrendo trasparenza sui costi di stampa. Molte aziende, spesso inconsapevoli delle spese sostenute, traggono grande beneficio da questa visibilità, poiché consente loro di implementare strategie per ridurre la spesa e mantenere un budget sostenibile.

Focus sulla sostenibilità

La riduzione dell’impronta di CO₂ è diventata un obiettivo prioritario per molte aziende. Gli MPS possono contribuire a questa causa, incoraggiando pratiche di stampa più sostenibili. Ridurre la produzione di documenti e utilizzare apparecchiature a basso consumo energetico non solo aiuta l’ambiente, ma può anche ridurre significativamente i costi di stampa.

La sostenibilità è diventata un punto centrale di interesse per i dipendenti e può influenzare positivamente l’immagine e i valori aziendali. Gli MPS, attraverso l’adozione di strategie sostenibili, consentono alle aziende di dimostrare il loro impegno verso l’impatto ambientale.

Come si sceglie un provider di MPS

I fornitori di MPS oggi sono molteplici e decidere su quale nome puntare può non essere semplice. In tal senso è essenziale valutare attentamente le opzioni disponibili. La scelta del fornitore giusto può fare la differenza nel raggiungere gli obiettivi di efficienza e sostenibilità. Tra i criteri da considerare evidenziamo:

1. Verificare l’esperienza del fornitore nella fornitura di servizi di stampa estesi e supporto affidabile per aziende simili.
2. Assicurarsi che le soluzioni offerte si integrino senza problemi con l’infrastruttura IT esistente.
3. Investigare sulla reputazione di affidabilità del fornitore e sui suoi partner tecnologici.
4. Verificare se il fornitore dispone di un centro assistenza vicino per ridurre i tempi di attesa.
5. Chiedere se il fornitore offre una valutazione gratuita per personalizzare i servizi alle esigenze specifiche.
6. Assicurarsi che il fornitore abbia un reale impegno nei confronti della sostenibilità e metta in atto strategie a basso impatto ambinetale.
7. Stabilire con certezza che l’adozione di un MPS offrirà un significativo ritorno sull’investimento attraverso efficienza, produttività e riduzione delle spese.
8. Verificare che il programma MPS offra opzioni di aggiornamento ed espansione per adattarsi alla crescita aziendale.
9. Accertarsi che il provider di MPS dia priorità alla sicurezza dei dati attraverso un’infrastruttura e un monitoraggio remoto di alta qualità.

MPS come driver di successo aziendale

L’adozione dei Managed Print Services si presenta come una strategia smart per le aziende desiderose di migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e promuovere la sostenibilità. Gli MPS non solo offrono una gestione più efficiente della stampa, ma svolgono un ruolo cruciale nella trasformazione digitale, garantendo sicurezza e sostenibilità.

La scelta di un fornitore MPS competente è fondamentale per massimizzare i benefici e affrontare le sfide della gestione documentale in un mondo in continua evoluzione digitale. Investire nel giusto partner MPS non è solo una decisione aziendale da valutare seriamente, ma può anche essere il catalizzatore per un successo aziendale duraturo, basato sull’efficienza, la sicurezza e la responsabilità ambientale.