Workday, agenti AI e Innovation Lab per il futuro del lavoro

L’intelligenza artificiale non può restare un insieme di strumenti isolati, utili per automatizzare singole attività ma scollegati dai processi reali dell’impresa.

La vera partita, secondo quanto emerso durante il Workday Horizon Milano, si gioca dentro i sistemi core, là dove passano dati, regole, approvazioni, sicurezza e responsabilità operative.

È in questo quadro che si inserisce il ruolo del Workday Innovation Lab di Milano, presentato come spazio aperto in cui clienti, partner ed ecosistema possono trasformare problemi concreti in soluzioni basate su agenti AI.

Dagli agenti AI alla logica di business

Pierre Gousset, Vice President Solution Consulting di Workday, ha insistito sulla necessità di costruire agenti AI capaci di operare dentro un contesto governato, non sopra o accanto all’azienda.

Per Gousset, “se eseguiamo un agente, l’agente deve capire come funziona il business, il processo, la sicurezza”.

Il punto non è soltanto tecnologico: un agente esterno, privo del contesto aziendale, rischia di produrre risultati poco affidabili o difficili da rendere conformi alle regole interne e normative.

Da qui la differenza rivendicata da Workday: mettere l’AI a contatto con dati e processi profondi dell’organizzazione.

Gousset ha spiegato che “nessuno di questi strumenti AI esterni può capire la logica di business” già presente nei sistemi aziendali.

È una posizione che guarda anche alla compliance, alla tracciabilità e alla necessità di progettare fin dall’inizio secondo standard elevati, soprattutto in un contesto europeo segnato dall’AI Act e dal tema della sovranità dei dati.

Il nodo della fiducia e della conformità

Le slide mostrate durante l’evento hanno reso visibile il concetto: team di agenti allineati alle diverse funzioni aziendali, dall’HR alla finanza, dal legal all’IT, fino a travel & expense e analytics.

In un altro passaggio, il tema della liceità è stato collegato a requisiti come background check, scale retributive regionali e catene di approvazione. In sostanza, l’AI non deve soltanto rispondere: deve rispettare regole, ruoli e processi.

Questa impostazione trova riscontro anche nella ricerca Workday sulla cosiddetta “Copy/Paste Economy”, secondo cui oltre otto dipendenti su dieci dichiarano di trascorrere molto tempo a fare da collegamento tra sistemi scollegati, copiando e incollando informazioni da uno strumento all’altro.

Il problema non è la scarsa fiducia nel lavoro o nell’AI, ma il fatto che la tecnologia, quando resta fuori dai workflow aziendali, finisce per aggiungere coordinamento anziché eliminarlo.

Il Workday Innovation Lab come luogo di co-creazione

Il Workday Innovation Lab diventa quindi il cuore della strategia presentata a Milano. Fabrizio Rotondi, Country Manager Workday Italia, lo ha descritto come uno spazio nato per avvicinare innovazione e bisogni reali del mercato.

“Crediamo fortemente che l’innovazione non debba provenire da Workday come da una ivory tower”, ha affermato Rotondi, spiegando che l’obiettivo è intercettare e anticipare le necessità di clienti e partner.

Nel laboratorio, ha aggiunto, il metodo parte da problemi concreti: si porta un’esigenza, si ragiona sulle possibili soluzioni, si definiscono le priorità e si prova ad applicare subito la tecnologia più adatta.

Per Rotondi, “l’aspetto positivo è che possiamo applicare tecnologie on-the-spot o agenti AI adattati a questo specifico obiettivo”.

Il laboratorio non è dunque una semplice vetrina, ma un ambiente di sperimentazione operativa, pensato per passare rapidamente dall’idea al prototipo e poi alla possibile scalabilità.

Un ecosistema aperto a partner e clienti

Durante l’incontro è emerso anche il ruolo dell’ecosistema. Rotondi ha citato partner come Deloitte, PwC e Accenture, sottolineando che il laboratorio è pensato come un luogo aperto, non riservato alla sola Workday.

Il valore sta nella possibilità di far incontrare competenze diverse e portare l’AI dentro casi d’uso reali, mantenendo però solide fondamenta di dati, sicurezza, ruoli e governance.

Il punto è decisivo per le aziende italiane, soprattutto per quelle che non hanno strutture IT paragonabili ai grandi gruppi.

Workday ha legato questo percorso anche alla possibilità di rendere accessibile la tecnologia alle medie imprese, con un approccio che mira a ridurre la complessità senza abbassare il livello delle funzionalità disponibili.

Dall’AI dei task all’AI dei processi

La ricerca Workday rafforza il messaggio emerso a Horizon Milano: solo il 27% delle organizzazioni ha integrato l’AI nel cuore del proprio business, mentre molti strumenti restano confinati ad attività individuali come scrivere email, riassumere documenti o rispondere a domande isolate.

Quando invece l’AI è integrata nei sistemi centrali, il 60% dei lavoratori segnala un risparmio di tempo pari o superiore al 25%.

È qui che gli agenti AI acquistano un significato diverso. Non più assistenti generici, ma componenti in grado di muoversi dentro workflow aziendali, con accesso controllato a dati, policy, catene approvative e modelli operativi.

In questa visione, l’AI non sostituisce il processo: lo rende più fluido, più intelligente e meno dipendente da attività manuali di raccordo.

Milano come tappa di una strategia europea

A Workday Horizon Milano è emersa anche la centralità del mercato europeo e italiano. Durante l’evento si è parlato  di investimenti in Europa, di attenzione alla sovranità dei dati e di un rafforzamento della presenza in Italia.

In questo scenario, il Workday Innovation Lab assume un ruolo non solo tecnologico ma anche culturale: portare aziende, partner e competenze a ragionare insieme sul futuro del lavoro.

La sfida, in fondo, è trasformare l’AI da promessa a infrastruttura operativa. Non basta introdurre algoritmi o strumenti generativi: serve inserirli in un contesto affidabile, governato e misurabile.

È il messaggio che Workday ha voluto lanciare da Milano: l’innovazione non nasce più lontano dalle imprese, ma dentro i loro processi, a partire dai problemi reali che ogni giorno frenano produttività, fiducia e capacità di crescita.