Scartoffie e burocrazia aziendale pesano come una vera e propria tassa nascosta nei conti delle imprese. Fino a 530mila euro l’anno per una società di 100 dipendenti: è il costo medio delle cosiddette scartoffie, tra ore di lavoro improduttive, inefficienze e rallentamenti operativi. A stimarlo è un report di Factorial, la piattaforma di gestione aziendale potenziata dall’intelligenza artificiale, presentato in occasione di AI Week, uno dei principali appuntamenti dedicati all’innovazione tecnologica e all’AI.
“Le aziende italiane stanno pagando un prezzo altissimo per processi amministrativi inefficienti che sottraggono tempo e valore al lavoro delle persone,” commenta Jordi Romero, CEO di Factorial. “Digitalizzare non basta: senza semplificazione, si rischia solo di spostare la complessità online. L’intelligenza artificiale può automatizzare le attività ripetitive e restituire tempo a strategia e innovazione, ma servono strumenti integrati e davvero efficaci. Oggi non è più un vantaggio competitivo, ma una necessità.”
Il report si inserisce nel contesto della campagna “Scartoffie” lanciata da Factorial insieme all’agenzia creativa Fuego Camina Conmigo, con l’obiettivo di portare all’attenzione un problema tanto diffuso quanto sottovalutato nel mondo del lavoro. Attraverso un linguaggio ironico e immediato, la campagna racconta l’assurdità della burocrazia quotidiana, trasformandola in una vera e propria “sindrome” condivisa.
Manager intrappolati tra moduli e approvazioni: 5 ore a settimana dedicate a compiti burocratici
Oltre un terzo dei manager italiani (37%) dedica più di cinque ore a settimana a compiti burocratici extra rispetto alle proprie mansioni. Non solo: per il 68% queste attività generano errori e rallentamenti, amplificando il costo complessivo. Il risultato è un sistema in cui il capitale umano viene impiegato in modo inefficiente: meno strategia, meno innovazione, più tempo speso in processi ripetitivi.
Le scartoffie impattano su stress, vita privata e turnover
Il peso delle scartoffie non è solo economico. Il report evidenzia un impatto significativo sul benessere dei lavoratori: il 46% dei manager associa le attività amministrative a stress o ansia, mentre il 40% parla di frustrazione e il 26% segnala demotivazione. Le conseguenze si estendono anche fuori dall’ufficio: la metà dei manager intervistati ha perso ore di sonno o tempo libero, il 39% ha cancellato impegni personali e il 30% registra effetti negativi sulle relazioni familiari. Un impatto che si riflette anche sulla tenuta delle organizzazioni: il 64% dei manager ha pensato di lasciare l’azienda a causa del caos amministrativo. Di questi, il 18% lo ha già fatto.
Tempo sottratto alla crescita: il carico burocratico erode la pianificazione strategica
Il costo più rilevante è quello delle opportunità perse. Sei manager su dieci dichiarano che il carico burocratico li distoglie da attività ad alto valore, come strategia, leadership e analisi dei dati. Se quel tempo fosse recuperato, il 54% lo investirebbe in formazione e sviluppo, mentre il 51% lo destinerebbe ad attività strategiche.
Il paradosso della digitalizzazione
Nonostante la diffusione degli strumenti digitali, il problema non è scomparso. Secondo il report, la burocrazia non è diminuita, ma si è semplicemente spostata online, senza ridurre il carico operativo. Già oggi il 67% dei manager utilizza strumenti di intelligenza artificiale per gestire attività amministrative, ma in modo informale e non integrato nei processi aziendali. La soluzione, secondo l’analisi, passa da automazione e centralizzazione dei dati: per l’86% dei professionisti un sistema di AI integrato migliorerebbe concretamente la gestione delle attività burocratiche.
“La burocrazia interna non è solo un costo, è una scusa. Finché i manager passano la settimana ad approvare richieste di ferie e a convalidare le spese, hanno la giustificazione perfetta per evitare le cose difficili. L’AI integrata non si limita ad automatizzare il lavoro. Elimina l’alibi”, commenta Giovanni Giamminola, esperto di AI e consulente aziendale.
I risultati della ricerca sono stati svelati da Factorial durante l’AI Week, uno degli appuntamenti di riferimento in Italia dedicati all’intelligenza artificiale, che quest’anno si svolge si tiene 19 e 20 maggio a Milano, presso la Fiera Milano Rho. “Iniziative come AI Week rappresentano un momento fondamentale per condividere esperienze e soluzioni concrete su come l’intelligenza artificiale possa semplificare davvero il lavoro quotidiano nelle aziende”, aggiunge Nicola Laganà, Vicepresidente del Marketing di Factorial. “La sfida oggi non è solo adottare nuove tecnologie, ma integrarle in modo efficace nei processi, liberando tempo e risorse per attività a maggior valore”.
Kroll acquisisce Crisp. Obiettivo di Kroll poter ampliare l’offerta di servizi digitali attraverso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale messa a disposizione.
