Execution Gap, il divario che frena l’esecuzione delle aziende

Le aziende producono ogni giorno una quantità crescente di conoscenza.

Nuovi processi, tecnologie, prodotti, procedure, normative e requisiti di sicurezza alimentano un patrimonio informativo sempre più ampio.

Per le aziende, possedere le informazioni non significa necessariamente riuscire a trasformarle in azioni, comportamenti e decisioni coerenti.

È proprio in questa distanza che si inserisce quello che Loris Marchiori, Corporate Communications Director di Archiva Group, definisce Execution Gap.

“Il vero problema delle aziende non è produrre conoscenza, ma fare in modo che diventi patrimonio operativo dell’organizzazione“, osserva Marchiori.

Un passaggio tutt’altro che scontato, soprattutto in imprese nelle quali persone, processi e tecnologie cambiano rapidamente e dove una procedura aggiornata deve raggiungere chi è chiamato concretamente ad applicarla.

Execution Gap, il confine tra sapere e saper fare

Definire come un’attività dovrebbe essere svolta rappresenta soltanto il primo passaggio.

Occorre anche capire se le persone coinvolte in azienda abbiano ricevuto le informazioni corrette, se le abbiano comprese e, soprattutto, se siano effettivamente in grado di applicarle.

“È qui che nasce l’Execution Gap: il divario tra ciò che l’organizzazione sa e ciò che riesce realmente a trasformare in comportamenti, decisioni e processi operativi“, sottolinea Marchiori.

Il problema non riguarda quindi la semplice disponibilità delle informazioni.

Una ricerca del McKinsey Global Institute citata da Marchiori evidenziava già alcuni anni fa come i knowledge worker dedicassero circa il 20% del proprio tempo alla ricerca delle informazioni o del contesto necessario per svolgere il proprio lavoro.

Un dato che mette in evidenza una criticità ancora molto concreta: accumulare contenuti non basta se questi non sono facilmente accessibili, aggiornati e utilizzabili nel momento in cui servono.

Quando la conoscenza non arriva, cresce il rischio

Le conseguenze dell’Execution Gap possono coinvolgere praticamente ogni funzione delle aziende.

Un operatore può continuare a seguire una procedura ormai superata, un commerciale può presentare un prodotto utilizzando informazioni non più aggiornate, mentre un nuovo assunto può apprendere modalità operative differenti rispetto a quelle definite dall’organizzazione.

Il risultato non è soltanto una perdita di efficienza.

“Le conseguenze possono tradursi in inefficienze, rilavorazioni, errori e perdita di produttività, ma anche compromettere la qualità del prodotto, la sicurezza delle persone e l’esperienza del cliente”, evidenzia Marchiori.

Il tema assume un peso ancora maggiore quando le informazioni riguardano obblighi normativi, standard di qualità o requisiti di sicurezza.

In questi casi il mancato allineamento tra ciò che è formalmente previsto e ciò che viene realmente eseguito può determinare non conformità, responsabilità e sanzioni.

“La compliance non rappresenta un problema separato, ma una delle conseguenze più evidenti di una gestione inefficace della conoscenza“, chiarisce Marchiori.

Archiviare un documento non significa renderlo operativo

Per molto tempo la risposta delle aziende alla crescita della complessità informativa è stata investire in sistemi documentali sempre più evoluti. Una strada necessaria, ma non sufficiente.

“Archiviare una procedura non significa renderla operativa. Pubblicare una policy non garantisce che sia stata letta”, osserva Marchiori.

Lo stesso vale per la formazione. La distribuzione di un’istruzione o il completamento di un corso non assicurano automaticamente che quanto appreso venga poi trasferito nell’attività quotidiana.

Il punto, quindi, si sposta dalla semplice gestione documentale alla capacità di governare l’intero ciclo di vita della conoscenza: creazione, approvazione, distribuzione, formazione e, infine, verifica dell’effettiva adozione.

“Il punto non è semplicemente documentare, ma eseguire“, sintetizza Marchiori.

Dal controllo formale alla verifica sul campo

È nella distanza tra regole definite e comportamenti reali che emerge uno degli elementi più delicati della governance aziendale.

“Il formale racconta come l’organizzazione dovrebbe funzionare; il reale racconta come funziona davvero”, spiega Marchiori. “Solo quando queste due dimensioni coincidono è possibile parlare di eccellenza operativa”.

Per ridurre questa distanza, la governance della conoscenza deve quindi integrarsi con quella dei controlli. Non basta distribuire procedure, documentazione tecnica, comunicazioni e contenuti formativi: serve anche verificare che vengano applicati attraverso audit, checklist e controlli sul campo.

In questa prospettiva, la tecnologia non è più soltanto uno strumento per conservare informazioni, ma diventa parte di un modello in cui la conoscenza può essere distribuita, monitorata e collegata all’esecuzione dei processi.

Checker e la conoscenza trasformata in esecuzione

È su questa impostazione che Archiva Group ha sviluppato Checker, una suite di soluzioni pensata per governare il ciclo di vita della conoscenza aziendale, dalla creazione e distribuzione delle procedure fino alla verifica della loro applicazione.

La piattaforma comprende la gestione di istruzioni operative, documentazione tecnica, contenuti formativi e comunicazioni, affiancandola ad audit e controlli operativi sul campo. L’obiettivo è ridurre il divario tra ciò che l’organizzazione stabilisce e ciò che accade effettivamente nei processi.

“Ridurre l’Execution Gap significa trasformare la conoscenza in capacità operativa”, afferma Marchiori. Ogni nuova procedura, aggiornamento di prodotto, policy o requisito normativo dovrebbe quindi uscire dalla dimensione del semplice documento per diventare un comportamento concreto, diffuso e soprattutto verificabile.

La conoscenza diventa un fattore competitivo

In un contesto nel quale la trasformazione digitale continua ad aumentare la quantità di dati, documenti e informazioni disponibili nelle imprese, la sfida si sposta dunque dalla produzione alla capacità di utilizzo.

“Oggi il vantaggio competitivo non appartiene alle aziende che producono più informazioni”, conclude Marchiori. “Appartiene a quelle che riescono a trasformarle, ogni giorno, in comportamenti coerenti, processi efficaci e risultati misurabili”.

Ed è proprio qui che l’Execution Gap assume una dimensione strategica: colmare la distanza tra sapere ed eseguire significa rendere la conoscenza non più soltanto un patrimonio aziendale, ma una componente concreta dell’efficienza, della compliance e della capacità competitiva.