Canon Easy Experience, sfide e opportunità del lavoro ibrido

Il lavoro ibrido è diventato la modalità di lavoro preferita per molte realtà professionali. Le aziende di ogni settore stanno adottando questo nuovo modo di organizzare il lavoro, alcune però non sanno come prepararsi a questo cambiamento dello scenario lavorativo. Che tipo di strumenti devono utilizzare? Come possono garantire ai dipendenti esperienze mirate e coerenti?

Milioni di persone ridefiniscono quotidianamente il loro spazio di lavoro, determinando uno dei più grandi cambiamenti nella strategia e nei processi aziendali degli ultimi decenni. In questo contesto la semplicità dei processi diventa l’ingrediente principale e per questo Canon porta sul mercato B2B la Easy Experience (E²X), una risposta concreta e attuale per tutto il ciclo di vita dei documenti cartacei e digitali.

Canon E²X è l’offerta workspace in grado di semplificare la gestione delle informazioni, rendendola più sicura, aumentando produttività e collaborazione grazie alla facilità di integrazione con il sistema cliente della tecnologia Canon. Vogliamo toglierci dalle solite dichiarazioni convenzionali e dimostrare concretamente che lavorare con Canon e con la nostra tecnologia è più semplice e più veloce.  Ad esempio, poter scegliere liberamente da dove lavorare potendo contare su soluzioni di stampa che possono variare in dimensione, potenziale produttivo e tecnologia (laser o inkjet) in funzione del contesto lavorativo.

E²X vuol dire anche essere sempre interconnessi grazie al più completo ecosistema tecnologico in cloud dedicato ai flussi di stampa e scansione, che garantisce la collaborazione fra le risorse, con un vasto portafoglio di casi d’uso reali, grazie alle Canon SmartApp, che dimostrano la facilità di integrazione dei dispositivi di stampa Canon con il cloud e il mobile, grazie alla innovativa tecnologia touchless (Easy Collaboration) e integrabile con il sistema informativo aziendale (Easy Integration).

Canon E²X vuol dire anche Easy Security, ovvero  garantire elevati livelli di sicurezza nella gestione dei documenti cartacei e digitali grazie a dispositivi sicuri “by design” e al concreto supporto che siamo in grado di dare ai clienti che portano avanti l’approccio zero trust network.

Lavoro ibrido, la ricerca Canon

Canon ha recentemente analizzato l’approccio, le modalità e il sentiment delle imprese in materia di lavoro ibrido. Questo nuovo schema di lavoro porta con sé molti vantaggi, tra i quali flessibilità operativa, indipendenza lavorativa e maggiore libertà di interpretazione di spazi e tempi per raggiungere gli obiettivi. Ma, a fianco degli inequivocabili aspetti positivi, troviamo qualche preoccupazione e le sfide che le aziende devono sostenere per una piena operatività fluida e in sicurezza di tutti i dipendenti e i team.

Lo studio di Canon ha messo in evidenza le grandi difficoltà delle imprese  nel mantenere alta l’attenzione e gli standard relativi alla sicurezza delle informazioni e dei documenti hanno dovuto affrontare in ambito sicurezza informatica

Tra i primi ostacoli, la scarsa cultura sulla prevenzione e la complessità di implementazione di soluzioni preventive di protezione dei dati che siano adatte agli ambienti di lavoro ibrido e da remoto.

In Italia, l’82% degli IT Decision-Maker (ITDM)incontra difficoltà nella gestione della sicurezza informatica quando i lavoratori lavorano da casa o comunque non all’interno dell’organizzazione. Il 76% ritiene che i dipendenti non rispettino le policy di sicurezza quando sono fuori sede. La protezione dei documenti sensibili stampati e gestiti dai dipendenti a casa rappresenta un’altra criticità. Il 77% degli ITDM italiani hanno dichiarato di avere difficoltà a configurare e gestire in modo adeguato i device , come  stampanti e scanner che vengono utilizzati da casa o in altre sedi remote

Sono diverse le organizzazioni che stanno adottando sempre d più l’approccio zero trust network, cercando di calibrare e definire nuovi modelli e nuovi paradigmi, per aumentare gli standard relativi alla sicurezza delle informazioni. Sono in atto molteplici discussioni su come gestire le persone che lavorano da remoto, quanto tempo possono lavorare e anche come amministrare gli spazi, dal momento che non è più necessario recarsi in uno specifico luogo fisico per lavorare.

Sicurezza e integrazione

Lavorare in mobilità o da casa impone importanti riflessioni riguardanti la sicurezza dei dati e degli asset aziendali: Canon, da anni mette al centro della sua strategia nel mondo workspace il tema della  security

L’82% delle aziende italiane fatica a tenere il passo con il regolamento GDPR e il 51% ha riscontrato problemi di conformità e di audit sulla sicurezza informatica. Il dato ancora più importante è che solo il 18% delle aziende italiane è attualmente in grado di tracciare l’intero ciclo di vita di un documento ed è proprio da qui che la stratgia Esay Experience di Canon è in grado di aiutare qualsiasi tipo di organizzazione ad alzare il livello di qualità e sicurezza in ambito gestione del documento il.

Le SmartApp di Canon come il Rilascio Sicuro delle Informazioni, Stampa da cloud, Stampa da mobile, Accesso Sicuro al dispositivo, Assistente archiviazione offrono una gestione sicura e veloce di tutti i flussi di stampa, grazie alla piattaforma uniFLOW Online basata su cloud di Microsoft Azure e alla tecnologia dei device imageRUNNER e i-SENSYS X, le operazioni di stampa e scansione per gli utenti si semplificano aumentando il livello di sicurezza.

Anche per l’IT ci sono importanti benefici visto che la configurazione dei device è più sicura grazie anche al dual factor authentication in supporto all’approccio zero trust network. Inoltre, la gestione delle stampani e multifunzioni viene semplificata così come gli audit sulla sicurezza, che potranno essere gestiti più velocemente e senza intoppi per quanto riguarda l’area del printing. Secondo il Data Breach Investigations Report 2022 di Verizon, i criminali cercano di sfruttare forme sempre più sofisticate di malware e i ransomware continuano a rivelarsi particolarmente efficaci nello sfruttamento e nella monetizzazione dell’accesso illegale alle informazioni private.

Proteggere tutti gli endpoint

All’interno di una rete sicura è bene tenere traccia delle attività di ogni endpoint e attivarsi per la protezione di ogni elemento connesso. Di fatto, le moderne stampanti multifunzione sono dispositivi potenti al pari di un PC. Per questo motivo possono essere attaccate e danneggiate da malintenzionati, accedendo al firmware e usando il device come punto di ingresso nella rete aziendale, utile per eseguire successivi spostamenti laterali o escalation di privilegi.

Per esempio, un hacker potrebbe apportare modifiche alle directory di posta elettronica in modo che un documento possa essere inviato a un destinatario esterno all’azienda. Oppure potrebbe intercettare un documento trasmesso tramite HTTPS se il documento e i suoi dati non sono crittografati.

Per quanto riguarda stampanti e MFP in dotazione alla forza lavoro distribuita e a casa è comune che si utilizzino dispositivi che potrebbero non essere stati forniti o approvati dall’azienda. È dunque particolarmente complesso garantire che questi device siano configurati correttamente, ricevano gli aggiornamenti necessari e che i dati che contengono siano gestiti in modo sicuro.

Canon Easy Security propone SmartApp, ovvero applicazioni smart disponibili on premise e in cloud che consentono di proteggere tutti i documenti e i dati sensibili per tutto il ciclo di vita, siano essi in formato digitale o cartaceo. Questo, senza interferire sulla capacità degli utenti di accedere alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Parliamo di architetture pensate e progettate secondo la filosofia “security by design”.

Tale approccio alla sicurezza include la protezione dei dispositivi di stampa e scansione per tutta la loro durata operativa, dalla configurazione sicura allo smaltimento.

Con le SmartApp dedicate alla Workspace Collaboration, come ad esempio SmartHR, SmartLegal, SmartBuyer e SmartLogistic la digitalizzazione dei processi aziendali, si semplifica, dando una forte spinta alla collaborazione e offre ai dipartimenti IT la trasparenza e il controllo di cui oggi non è possibile fare a meno.