Cloudya di NFON, flessibilità al servizio di So.Ge.Cam

So.Ge.Cam. S.r.l. potenzia il proprio business scegliendo la flessibilità del sistema di telefonia Cloudya di NFON; il partner Digito S.r.l. ha messo a punto l’infrastruttura da oltre 90 interni.

Ugo Cannariato, Responsabile dei Sistemi Informativi, è il supervisore di tutta l’infrastruttura informatica, sia hardware sia software, della sicurezza e delle telecomunicazioni aziendali di So.ge.cam. L’azienda nasce nel 2002 come società di servizi di Gruppo Ferrero S.p.A., che dopo la scelta di allontanarsi dalla produzione delle storiche Acciaierie Ferrero S.p.A. fondate nel 1961, ha cominciato a diversificare le attività affiancando al commercio siderurgico la produzione di energia elettrica in Italia e Sud America, le attività immobiliari ed agricole, l’export anche verso Paesi extra UE.

– Quanti dipendenti conta attualmente l’azienda? Qual è la vostra mission?

So.ge.cam. conta una decina di persone che si occupano di gestire l’amministrazione, la finanza, il controllo di gestione, il personale e l’informatica del Gruppo. L’ITC è formato da 3 persone, compreso il sottoscritto. Il Gruppo, nella molteplicità delle sue aziende, conta circa un centinaio di persone. La missione di So.ge.cam. è offrire alle altre aziende del Gruppo una completa e sempre più aggiornata collaborazione in ambito contabile, amministrativo e tecnologico.

– Che importanza hanno i servizi di telefonia e come si inseriscono nel contesto delle vostre attività quotidiane e delle vostre strategie di business?

La telefonia e le telecomunicazioni in genere rivestono un ruolo fondamentale per qualsiasi nostra attività. Con il vecchio centralino fisico installato nei nostri locali, gestire le chiamate in arrivo in ufficio e dirette verso persone fuori sede e magari anche all’estero comportava inutili perdite di tempo.

– Com’era il sistema di telefonia prima dell’implementazione di Cloudya?

Prima di NFON, avevamo situazioni completamente distaccate tra di loro: un centralino fisico che gestiva la sede di Torino, un altro per i numeri di Mirabello Monferrato e numerose linee sparse, senza un’effettiva gestione. La deviazione delle chiamate era gestibile solo agendo sull’apparecchio fisso dell’ufficio e solo nelle sedi in cui era presente il centralino.
Per qualsiasi gestione di gruppi, numeri in cascata, ecc… era necessario far intervenire un servizio tecnico esterno e i tempi di inizio intervento non erano sempre dei migliori. Per inserire il messaggio di chiusura aziendale per ferie e festività eravamo diventati autosufficienti, tuttavia il processo era piuttosto macchinoso.

– Avete messo a confronto la soluzione NFON con altre cloud-based o convenzionali? In base a quali parametri l’opzione NFON vi è sembrata più adeguata alle vostre esigenze?

Sinceramente non abbiamo preso in considerazione altre soluzioni convenzionali, in quanto abbiamo ritenuto fin da subito che non avremmo potuto ottenere alcun vantaggio. L’idea di partenza è stata da subito “occorre rimuovere i centralini dai nostri locali”.
All’idea del cambiamento, abbiamo valutato un’altra soluzione in cloud, ma, oltra a costi ben più alti, ci veniva proposto di installare un server o in casa nostra o su Azure. La prima soluzione non rispondeva alla domanda di partenza perché avremmo comunque dovuto accollarci una gestione interna del sistema. La seconda avrebbe introdotto un terzo interlocutore.

Fin da subito mi è piaciuta la prospettiva di un servizio esternalizzato su server proprietari NFON. Questo vuol dire avere un unico interlocutore che sa muoversi su tutto il sistema hardware e software a cui demandare la stabilità e la sicurezza del servizio.
La gestione via web, dopo la configurazione iniziale effettuata dal nostro partner Digito e un breve periodo di apprendimento da parte dei componenti del mio ufficio, è diventata molto intuitiva e rapida.

La possibilità, tramite l’app Cloudya, di demandare direttamente ad ogni singolo utente molte opzioni di gestione delle chiamate in entrata ha ridotto drasticamente il numero delle richieste di assistenza. Naturalmente, all’inizio non è mancato qualche utente da seguire con più tempo e pazienza, ma rispetto al cambio rivoluzionario di tecnologia, si può parlare in tutta tranquillità di un passaggio indolore.
L’app Cloudya sullo smartphone permette di avere il numero dell’ufficio in tasca, sempre e dovunque si sia, dovunque ci sia a disposizione una connessione dati. Con questo, anche la rubrica centralizzata di tutto il Gruppo, più tutti i contatti aggiunti personalmente per lavoro, i servizi di deviazione verso altri numeri o in segreteria telefonica, la possibilità di passare una chiamata ai colleghi in ufficio, la conferenza tra più persone, sia interne sia esterne alla nostra telefonia, ecc…

– Qual è stato il feeling durante il processo di vendita, deployment e training del personale?

In fase di vendita, ci siamo trovati bene, come da ormai storica collaborazione, con Digito di Torino (partner Platinum di NFON). Dapprima, il reparto IT ha partecipato ad un corso in videoconferenza tenuto da personale NFON Italia e Digito, quindi ci sono state rilasciate alcune utenze di test che abbiamo sfruttato per mostrare le funzionalità in anteprima a tutti i colleghi.
L’uso della console di gestione delle chiamate (Noperatorpanel) da dare alle segretarie poteva inizialmente spaventarci un po’, soprattutto per l’immediata necessità da parte loro di risultare sempre efficienti nel gestire il passaggio di chiamate importanti nei confronti della Proprietà e della Dirigenza. Con un minimo di istruzione sono subito partite alla grande, quasi senza accorgersene, e alla fine sono rimaste entusiaste.

– Da quanto tempo l’azienda utilizza Cloudya? Come si è sviluppata la fase di implementazione?

Siamo partiti dalla sede centrale di Torino al rientro delle vacanze estive 2022 (fine di agosto). Man mano che si andava avanti ad installare venivano fuori richieste (ora, a differenza di prima) facilmente attuabili e pertanto ci siamo dilungati un po’, arrivando a terminare definitivamente l’installazione a febbraio 2023.
Allo stato attuale, abbiamo sull’unico centralino virtuale i numeri di 8 aziende, 13 linee sparse per il Nord Italia, circa 90 derivazioni interne.
Grazie alla collaborazione dei tecnici Digito che si sono occupati di tutta la mappatura iniziale di linee e derivazioni e di verificare ed adeguare preventivamente quel poco che c’era da fare sulla rete aziendale, si è trattato solo di agganciare i cavi di rete ai telefoni al momento dell’avvenuta portabilità dei numeri. Posso dire con estrema soddisfazione di non aver avuto alcuna perdita di servizio.

– Quali sono i vantaggi che il sistema telefonico in cloud di NFON ha portato alla vostra azienda?

L’incremento dei servizi accessori rispetto ai vecchi centralini fisici e la semplificazione delle funzioni già lì in qualche modo presenti sono di un’evidenza netta. L’affidabilità è notevole e ci ha resi particolarmente felici anche la gestione di un problema molto antipatico che avevamo nel chiamare i numeri fissi in Cile. Per farla breve, i gestori locali non lasciavano transitare le chiamate in arrivo dai nostri numeri. Con la collaborazione di Digito ed NFON, siamo riusciti ad uscire anche da quella che per noi sarebbe stata un’enorme seccatura.

– Com’è cambiato il vostro modo di lavorare in azienda?

Dal lato della gestione, è tutto assolutamente facilitato e oltretutto non occorre per forza essere in azienda per intervenire, essendo un servizio in cloud.
Parlando della mia esperienza lato utente, nel giro di un paio di settimane da quando ho cominciato ad usare Cloudya, mi sono dotato di un telefono dual sim per le 2 linee mobili e ho cominciato ad usare tutti e 3 i numeri sullo stesso dispositivo.
Quando devo andare in riunione, imposto la deviazione delle chiamate verso i miei collaboratori in un attimo.
Non conosco più gli interni dei colleghi perché la ricerca nominativa è comodissima rispetto all’uso limitato che uno poteva fare su un telefono fisso.
A mio parere, anche solo a voler totalizzare la quantità di “piccole cose” senza tenere conto dell’importante cambio di tecnologia, queste “piccole cose” messe tutte insieme fanno davvero tanto e tagliano incredibilmente dei tempi morti di cui prima non ci rendevamo nemmeno conto.

Laura Rossetti, funzionario commerciale di Gruppo Digito
L’approccio al cliente è stato dettato dall’insoddisfazione dello stesso verso i servizi erogati da un altro operatore e dopo un’analisi tecnica, abbiamo appurato anche una sostanziale riduzione dei costi, migliorando nel contempo il servizio, rendendo più agile la comunicazione telefonica dello staff amministrativo, che sovente è fuori sede per lavoro.
Questi sono stati i tre punti vincenti nella trattativa.