Softeam e DG Service, digitalizzazione efficiente e flessibile

DG Service sceglie le piattaforme Helios e Lyra di Softeam per avere più flessibilità e poter contare sulla digitalizzazione dei servizi e per una maggior efficienza.

I primi passi ‘digitali’ nel 2016

DG Service ha conosciuto Softeam nel 2016 e ha gettato le basi di un primo flusso digitale con l’adozione della piattaforma gestionale Helios. La flessibilità del sistema ha permesso poi di interfacciarsi direttamente con il nuovo magazzino verticale per gestire in automatico giacenze e prelievi a gestionale. Così da associarli alle diverse risorse aziendali.

Le sfide 4.0 di DG Service

Davide Galbusera, Amministratore unico di DG Service
Siamo nati come centro di assistenza con un tecnico. Pian piano il numero si è ampliato fino a oggi con una dozzina di persone in qualità di tecnici sul campo, e il personale è sempre in crescita. In questa fase di passaggio ci siamo dapprima organizzati con degli strumenti consumer che erano già sul mercato per la pianificazione degli interventi.

Questo ci consentiva di avere uno status condiviso degli impegni di ciascuno, di caricare allegati, come documenti e foto/immagini. Ci siamo presto resi conto però che mancavano tutte le funzionalità legate al RIT (rapportino di intervento) e a una check list per il cliente.

Digitalizzazione efficiente e flessibile

La prima esigenza, quindi, era quella di avere un calendario degli interventi più strutturato. In funzione soprattutto dell’aumento del personale dedicato e una mole di dati via via maggiore. In seconda battuta, l’azienda aveva la necessità di lavorare sui RIT digitali da far controfirmare al cliente e una lista delle azioni realizzate.

Calendarizzare gli interventi

Davide Galbusera
Lavoravamo con i RIT cartacei, che dovevano poi essere digitalizzati nei sistemi informatici. Con un conseguente ‘spreco’ di tempo a cadenza mensile per riportare tutti i dati e poter ottenere uno storico e poter effettuare delle analisi.

In ultimo, l’azienda ha aggiornato tutto il workflow relativo ai contratti di manutenzione e analisi puntuali dei dati per avere una visione ampia e precisa di tutte le attività.

Il progetto: il service migliora con Lyra diventando completamente digitale in 8 passi

Davide Galbusera
Lyra ci ha permesso di aggregare e uniformare i dati, inserendoli in un unico strumento condiviso. L’uso quotidiano dello strumento ci permette di scoprire tante funzionalità che possono portare un reale valore aggiunto al servizio di assistenza offerto ai clienti.

8 semplici passi per DG Service

• Grazie all’integrazione tra Lyra, Helios e MODULA, l’azienda gestisce l’intero processo di service in modalità digitale al 100%.
• Apertura del ticket
• Scelta del tecnico in base a disponibilità e competenze
• Richiesta dei pezzi di ricambio
• Prelievo automatico dei ricambi
• Pianificazione degli interventi su un calendario condiviso
• RIT digitale via mobile
• Consuntivazione di un intervento in real time
• Aggiornamento automatico delle giacenze a magazzino
• Avere più flessibilità e puntare su un service tutto digitale

Entrando nel dettaglio di un service tutto digitale

Davide Galbusera
Tutte le informazioni per noi fondamentali erano sparse tra calendari digitali consumer, RIT cartaceo e fogli di calcolo. La piattaforma Lyra ci ha consentito di aggregare e unificare i dati prima non omogenei e provenienti da diverse fonti. Oggi sono inseriti in modo ordinato in un unico strumento condiviso.

Grazie all’uso dello strumento, abbiamo scoperto tutti i vantaggi correlati oltre a quelli ‘evidenti’ di archiviazione puntuale, ordinata, semplice e del tutto digitale. Non solo, oltre al RIT, con Lyra i tecnici possono registrare anche l’apertura di un ticket telefonico o via email, che prima veniva digitalizzato nell’ennesimo foglio di lavoro. Con evidente dispersione e poca usabilità dei dati con oggettive difficoltà nella compilazione e fruizione del dato da parte di più persone contemporaneamente.

In definitiva, Lyra ci consentito di raggruppare tutti gli aspetti legati all’assistenza tecnica in un unico strumento facile, veloce e ricco di informazioni immediatamente utilizzabili da tutti e su cui possiamo realizzare controlli e analisi.

Digitalizzazione – l’importanza di inviare una check list

Oltre alla digitalizzazione del RIT, DG Service ha introdotto anche la possibilità di inviare al cliente una check list digitale relativa a tutte le attività svolte dal tecnico durante l’intervento. Questo passaggio a conclusione di un’azione presso il cliente è stato particolarmente apprezzato. Infine, il software Lyra consente a DG Service anche di ‘categorizzare’ il personale tecnico secondo le attività da svolgere (non più in base agli interventi per tipologia di macchina).

Quindi, è più semplice decidere ‘chi fa cosa’, strutturando meglio l’organizzazione e la gestione del calendario stesso. “Abbiamo diverse squadre di lavoro: gli installatori, i collaudatori, i manutentori e il gruppo dei  trouble shooting con competenze trasversali: la gestione doveva necessariamente diventare più snella ed efficace.

Il progetto con Lyra – digitalizzazione efficiente e flessibile

Grazie a questo progetto con Lyra, ci sono ottimi riscontri sia in ambito organizzativo sia formativo. Inoltre gestiamo meglio le competenze presenti in azienda che mettiamo a disposizione dei clienti in base alle necessità specifiche di un intervento.

I clienti dell’azienda hanno apprezzato la gestione digitale del RIT che invia una mail all’interessato in automatico dopo la firma del RIT stesso. Oltre al risparmio di tempo per il “disbrigo” della pratica da parte del cliente. Senza tralasciare una maggiore immediatezza e trasparenza sulle attività di manutenzione effettuate in loco. Questo grazie a una check list digitale che lasciamo al cliente subito dopo l’intervento effettuato.

Avere più flessibilità e puntare su un service tutto digitale

Da qui l’integrazione tra il software Lyra, il software Helios e MODULA (il magazzino automatizzato) consente al tecnico in trasferta di avere una visione completa e in tempo reale dei ricambi che ha a sua disposizione sul furgone al momento della compilazione del RIT. Il sistema elabora in tempo reale e automatico, scaricando i ricambi utilizzati e provvedendo a fare il riordino in magazzino. Il magazzino di DG Service diventa ‘intelligente’ e aggiornato in tempo reale. Consentendo all’azienda una gestione più puntuale dei ricambi. Quand’anche i tecnici sono fuori sede per diverso tempo, razionalizzando e riducendo le tempistiche di lavoro legate alla gestione del magazzino.

Contratti di manutenzione e analisi dei dati

Grazie all’introduzione di Lyra, DG Service, inoltre, ha avviato una gestione centralizzata dei contratti di manutenzione che oggi risulta sensibilmente migliorata. Questo ulteriore tassello nel processo di digitalizzazione dell’azienda consente un monitoraggio delle scadenze, dei servizi offerti al cliente e delle statistiche degli interventi.

Il monitoraggio dei contratti

Davide Galbusera, amministratore unico di DG Service Abbiamo aggiunto di recente un’ulteriore funzionalità: il monitoraggio dei contratti in modalità digitale all’interno di Lyra. L’obiettivo era quello di monitorare le attività sugli impianti. Oltre ad aggiungere delle attività legate alla manutenzione 4.0 e realizzare analisi puntuali su tutte le nostre attività”.

L’ecosistema 4.0 di DG Service e il futuro con Softeam

Il cambiamento in ottica industria 4.0 è certamente impattante sul lavoro e sulle persone che poi effettivamente lo devono utilizzare come uno strumento nuovo. Con un cambio di passo radicale rispetto alla gestione precedente. Anche i tecnici stessi a oggi sono soddisfatti di lavorare in modo più snello ed efficiente, rendendosi conto dell’effettivo valore aggiunto delle piattaforme.

Davide Galbusera
La customizzazione dei prodotti sulle nostre specifiche esigenze che abbiamo via via individuato e la stretta collaborazione con Softeam hanno portato al risultato sperato. Una digitalizzazione completa che non potrà che migliorare in un solo anno di lavoro ancora. Questi strumenti hanno, in definitiva, consentito alle persone di lavorare meglio grazie all’automatizzazione dei processi time-cost effective.

Inoltre, questo cambiamento ha influito anche sul conteggio delle ore effettive di lavoro e trasferta da trasmettere direttamente allo studio paghe. Inoltre sulla trasparenza delle attività verso il cliente. In pochi minuti, infatti, si risale allo storico degli interventi. Ragionando sulle attività con il cliente in modo più chiaro e sicuro.