Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group, su come avere validità legale duratura e gestione dei processi aziendali con il contratto digitale.
Il contratto digitale sta rivoluzionando il modo in cui le imprese stipulano accordi: non più solo carta, firma autografa o stretta di mano davanti a un tavolo, ma accordi commerciali, contratti di lavoro, collaborazioni e forniture che nascono e si concludono rapidamente in digitale, da qualsiasi luogo e in pochi clic.
La trasformazione digitale ha reso i processi più rapidi ed efficienti, ma ha anche sollevato una domanda cruciale: un contratto digitale ha davvero lo stesso valore legale di uno cartaceo? La risposta è sì, ma a precise condizioni. Ed è qui che molte organizzazioni rischiano di sottovalutare un aspetto fondamentale.
Cosa rende valido un contratto digitale
Dal punto di vista giuridico, un contratto in formato digitale è pienamente valido se soddisfa tre requisiti essenziali:
Identificazione certa delle parti firmatarie: avviene attraverso strumenti riconosciuti dalla normativa, permettendo di associare in modo inequivocabile il documento a una persona fisica o giuridica.
Integrità del contenuto: deve essere possibile dimostrare che il contratto non è stato modificato dopo la sottoscrizione. Un documento alterabile perde affidabilità e valore probatorio.
Conservazione nel tempo: il contratto deve rimanere accessibile, leggibile, autentico e integro anche a distanza di molti anni, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica.
È su quest’ultimo punto che si gioca la tutela legale reale dei contratti digitali.
Conservazione digitale non è solo archiviazione
Salvare un file su computer, server o cloud non equivale a conservarlo a norma. La conservazione digitale è un processo regolamentato, pensato per preservare nel tempo il valore legale dei contratti digitali.
Questo processo include metadati, marcature temporali e firme, che attestano autenticità e data esatta di creazione o sottoscrizione. Richiede sistemi conformi a normative come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento eIDAS.
La conservazione a norma garantisce che il documento resti immutabile, reperibile e leggibile anche con cambiamenti tecnologici, aggiornamenti software o obsolescenza dei formati.
Il valore probatorio nel tempo: un esempio concreto
Immaginiamo di dover recuperare, tra dieci anni, un contratto di collaborazione digitale firmato oggi o dimostrare in sede giudiziale la validità di un accordo in una data precisa.
Senza un processo di conservazione digitale conforme, il contratto potrebbe perdere valore probatorio. Al contrario, un documento correttamente conservato rappresenta una tutela legale solida, in grado di dimostrare esistenza, integrità e autenticità nel tempo.
Un investimento strategico per le aziende
In un contesto in cui la digitalizzazione dei processi aziendali è irreversibile, la conservazione a norma dei contratti digitali non è un mero obbligo tecnico, ma un vero investimento strategico.
Significa ridurre rischi legali e operativi, semplificare la gestione documentale, migliorare la compliance e aumentare l’efficienza interna. Significa anche fare un passo concreto verso l’eliminazione della carta, con benefici in termini di sostenibilità, accessibilità e continuità operativa.
Il contratto digitale, oggi, non è solo una questione di velocità: è una questione di fiducia, valore legale e tutela nel tempo. Garantirne la validità è una responsabilità che nessuna organizzazione può trascurare.
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