Gli eventi sono strumenti di business e devono essere efficienti

Gli eventi oramai sono diventati strumenti di business a tutti gli effetti e non più un costo accessorio. Perciò secondo Stefano Brigli Bongi, co-founder e CRO di Kampaay hanno bisogno di essere gestiti al meglio.

Dopo anni in cui la categoria “eventi” veniva percepita dal Procurement come un costo accessorio, oggi è chiaro che si tratta di una delle aree più complesse, e potenzialmente più strategiche, dell’intera macchina aziendale. Gli eventi, dai grandi kick-off ai piccoli team building, sono diventati strumenti di business a tutti gli effetti. Infatti generano engagement, sostengono la cultura aziendale, favoriscono la retention dei talenti e possono accelerare cicli di vendita.

Gli eventi non sono più un costo accessorio

Una nuova consapevolezza che sta mettendo sempre più sotto pressione le funzioni acquisti. Esse sono chiamate non solo a controllare i costi, ma a garantire governance, efficienza e visibilità in un ambito storicamente frammentato e poco tracciato. Accanto ai grandi eventi, quelli pianificati, messi a gara e gestiti secondo procedure formali, esiste un universo di micro-spese, riunioni, cene e attività locali che sfuggono ai processi standard. È la cosiddetta coda lunga della spesa eventi. Un fenomeno che rappresenta fino all’80% dei budget effettivamente impiegati, spesso distribuiti tra più reparti e coperti da note spese o fornitori non qualificati.

Business – Il peso del dark spend

Questo dark spend non è solo un problema contabile. È il sintomo di un problema più profondo: la gestione analogica. Il costo nascosto più grande è il tempo che team non specializzati (Marketing, HR, assistenti di direzione) perdono in attività a basso valore aggiunto. Arrivando a sprecare fino a 60 giorni l’anno in burocrazia e logistica. Di fronte a questa complessità, molte aziende reagiscono imponendo regole sempre più rigide. Il risultato è spesso un paradosso: più controllo si tenta di esercitare, meno efficienza si ottiene.

L’efficienza e gli eventi

Il modello della “gara per tutto”, in cui ogni spesa passa da un processo formale, garantisce rigore ma rallenta l’organizzazione. Dall’altra parte, l’approccio del “doppio standard”, che prevede gare solo per i grandi eventi, autonomia per quelli minori, lascia scoperte aree ad alto rischio operativo. La vera soluzione è abbandonare i metodi analogici e portare finalmente la tecnologia anche in questa categoria di spesa. Così come è già avvenuto per il travel e altre aree aziendali.

L’importanza dell’expertise umana

Non si tratta di sostituire l’expertise umana, ma di potenziarla. Serve un nuovo equilibrio tra expertise e tecnologia: un centro di controllo unificato capace di governare con un unico processo tutti gli eventi quotidiani “sotto soglia”. Semplificando al contempo anche la gestione dei progetti più complessi. Un sistema che coniuga trasparenza e flessibilità, liberando i team creativi dalla burocrazia e dando al Procurement i dati strategici per prendere decisioni.

Stefano Brigli Bongi

Business – I tre pilastri per gestire gli eventi e le spese

La trasformazione passa da tre pilastri chiave: intelligenza dei dati, integrazione tra funzioni e responsabilità sostenibile. Governare la spesa eventi attraverso insight strutturati consente di identificare inefficienze, misurare performance e consolidare i fornitori. La collaborazione con Marketing, HR e Finance permette di allineare obiettivi e linguaggi, superando la logica dei silos. Infine, la sostenibilità, sia ambientale sia sociale, diventa parte integrante della valutazione dei partner e degli impatti, aprendo la strada a una governance più consapevole e misurabile.

Gestire la spesa eventi significa oggi orchestrare un ecosistema di partner, dati e processi in cui il controllo non è più sinonimo di burocrazia, ma di intelligenza strategica. In questa prospettiva, il vero vantaggio competitivo non è ridurre i costi, ma eliminare gli sprechi invisibili. Inoltre far emergere l’80% sommerso e trasformare ogni euro speso in un investimento misurabile.